Nouvelles règles fiscales pour l’indemnisation du télétravail

Le fisc a précisé, dans une circulaire, les situations dans lesquelles l’intervention de l'employeur dans les frais du télétravail est exonérée d'impôt.

La réglementation sur le télétravail n’a pas été adaptée aux circonstances exceptionnelles que nous vivons depuis un an, ni sur le plan fiscal ni sur celui du droit du travail. Une simple circulaire de l’administration fiscale fixe clairement le cadre à l’intérieur duquel vous pouvez négocier les compensations pour le surcoût du télétravail, que ce soit dans ou hors contexte Corona puisque la pratique demeurera largement répandue après la fin de la crise.

Cette circulaire fait référence au télétravail effectué dans les locaux privés du travailleur, elle ne concerne pas le travail effectué dans un bureau satellite de l’employeur. Elle vise le télétravail structurel et régulier : l'équivalent d'une journée de travail par semaine (alors qu’auparavant, 5 jours de travail par mois étaient exigés). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.

Plusieurs situations peuvent se présenter. Un travailleur qui, pour éviter l'heure de pointe du matin, preste chaque jour les deux premières heures de sa journée depuis son domicile et puis se rend au bureau pour le reste de ses heures de travail entre en considération pour l’appréciation du télétravail structurel et régulier, du moins pour ce qui concerne ces deux premières heures de la journée de travail. Il en va de même pour le salarié qui travaille à temps partiel à 80 % et preste une journée de télétravail par semaine.
 

Indemnité forfaitaire de bureau

Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau de maximum 129,48 euros par mois aux travailleurs qui effectuent régulièrement du télétravail. Le gouvernement a décidé de porter temporairement le montant maximum à 144,31 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021.

Le montant de l’indemnité forfaitaire de bureau peut également être payé pendant les congés annuels ordinaires. En cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement. L’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire de bureau maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau, c’est-à-dire, l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace), les fournitures informatiques et d’impression (pas l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, l’encre, etc.), les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.), les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage, les frais d’entretien, les frais d’assurance, le précompte immobilier, et même le café, l’eau, les rafraîchissements.

Le fisc accepte le cumul de l'indemnité forfaitaire de bureau avec un certain nombre d'avantages qui ne sont pas réputés être inclus dans le forfait. Il s’agit du mobilier de bureau/équipement informatique dont le coût réel doit être démontré . Examinons cela en détail.
 

Remboursement du prix d'achat de l'équipement de bureau et du matériel informatique

Le remboursement des éléments suivants est exonéré d'impôt et de cotisations ONSS, indépendamment du fait que le travailleur ait reçu ou non l'indemnité forfaitaire de bureau : siège de bureau, table de bureau, armoire de bureau, lampe de bureau fonctionnelle, deuxième écran d'ordinateur, imprimante et/ou un scanner, clavier, souris, souris de pied, pavé tactile (trackpad), boule de commande (trackball), casque téléphonique, appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour travailler aisément avec un ordinateur.
Un siège de bureau ergonomique, une table de bureau, une souris, un pavé tactile ou une boule de commande ne peuvent entrer en considération que si l’employeur met ce type  de mobilier de bureau/matériel informatique à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail. Les dépenses somptuaires (qui dépassent de manière déraisonnable les besoins du télétravail comme une lampe de bureau design) ne sont pas acceptées.
 

Mise à disposition par l'employeur de l'équipement de bureau et du matériel informatique

L’employeur peut préférer mettre à disposition du travailleur du mobilier de bureau ou du matériel informatique, en combinaison avec l’indemnité forfaitaire ou pas. Les objets restent la propriété de l’employeur.
 

Indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés

Lorsque l'internet est réellement utilisé par le travailleur dans le cadre du télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement jusqu’à un montant maximal de 20 euros par mois. En cas de prestations à temps partiel, ce maximum ne doit pas être réduit proportionnellement. Le fisc accepte l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de connexion et d’abonnement internet privés du travailleur (par exemple, en prenant en charge une partie de la facture relative à l’abonnement internet). L’indemnité forfaitaire peut être cumulée avec d’autres indemnités ou mises à disposition énumérées ci-dessous.
 

Indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé, d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels

Lorsque le matériel privé (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes, ainsi que les périphériques et les logiciels nécessaires) est réellement utilisé par le travailleur pour effectuer le télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement jusqu’à un montant maximal de 20 euros par mois. Dans le cas de prestations à temps partiel, ce maximum ne doit pas être réduit proportionnellement.

L’administration fiscale accepte l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais (par exemple, en prenant en charge une partie du prix d’achat de l’ordinateur ou en fournissant lui-même un ordinateur portable ou une tablette).

Nouveau forfait : en cas d’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé, le fisc accepte qu'une indemnité de 5 euros par mois et par élément soit accordée pendant une durée maximale de 3 ans, avec une limite absolue de maximum 10 euros par mois.

Ces montants maximums ne doivent pas être réduits proportionnellement en cas de prestations à temps partiel.
 

Cumul ou pas cumul ?

Ces deux forfaits ne peuvent pas être cumulés. Il faut choisir entre :

• soit, une indemnité de maximum 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques
• soit, une indemnité de maximum 10 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé

Le cumul avec l'indemnité forfaitaire de bureau ou avec d'autres avantages est accepté, pour autant qu'il ne concerne pas les mêmes appareils que ceux auxquels s'applique le forfait.
 

Depuis le 1er janvier 2020

Si cette circulaire entre officiellement en vigueur depuis le 1er mars 2021, le fisc applique les principes qui y sont repris déjà aux situations de télétravail qui se sont produites à partir du 1er janvier 2020. L'ONSS a décidé de suivre le point de vue de l’administration fiscale. Ces avantages seront dès lors traités de la même manière sur le plan fiscal et parafiscal (ONSS).